Módulo Estoque

estoque | 157 | Página atualizada: 9 hrs atrás | 8 mins

Introdução

A Gestão de Estoque possibilita o controle das entradas e saídas assegurando a disponibilidade dos produtos de maneira eficiente. O objetivo é evitar o excesso ou a falta de produtos, propiciando uma boa utilização do espaço físico, além de ajudar a controlar as finanças da empresa.
Neste módulo, serão abordados o controle de Entradas e Saídas, Composições e Decomposições, Alteração de Preços, Impressão de Etiquetas e Ranking de Produtos.


Notas de Entrada - XML

Todas as notas fiscais recebidas dos fornecedores devem ser lançadas no sistema para que o estoque dos produtos e as contas a pagar estejam sempre atualizados. Para executar o processo, há duas alternativas: através da importação do arquivo XML ou da entrada manual (digitação de todos os dados da nota fiscal).


Importação do XML

É um processo bem prático e que economiza muito tempo do usuário em relação ao modo manual.

Toda transação comercial deve ser registrada eletronicamente num arquivo XML. Esse arquivo representa a própria Nota Fiscal Eletrônica e possui, portanto, validade fiscal. Já o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) é uma versão simplificada e impressa da Nota Fiscal Eletrônica. Apesar de não ter validade fiscal, ele é utilizado para o transporte de mercadorias.

O processo para importação do arquivo XML é bem prático e agiliza o processo de entrada de mercadorias. Para isso é preciso que o usuário tenha o arquivo XML (nota fiscal propriamente dita) ou pelo menos a chave de acesso que consta no DANFE da nota. O arquivo XML deve ser enviado pelo fornecedor.

Para se ter acesso à tela de importação de Nota Fiscal, siga as etapas:

  1. Vá ao menu Estoque / Entradas ou utilize a tecla de atalho F11.
  2. Clique em Menu / NF-e Importar XML
Acessando a importação do XML
Acessando a importação do XML

Menu de ajustes para importação da NF-e

Neste momento, o sistema conta um menu de funcionalidades que podem ser utilizadas quando há a necessidade de realizar determinados ajustes antes de finalizar a importação.

Menu de Ajustes
Menu de Ajustes
  • Selecionar Operação ao importar XML - Função que proporciona a mudança de operação antes de concluí-la. É utilizada quando a nota representar um outro tipo de operação como, por exemplo, de uso e consumo.
  • Solicitar Quantidade para cada Produto - Utilizada quando os produtos da nota vierem, por exemplo, em pacote ou em caixa e se a venda for em unidades. Ao utilizá-la, pode–se marcar essa opção e inserir a quantidade de cada produto. Exemplo: Compra de 1 caixa de lápis com 50 unidades - deve ser indicado 50 unidades.
  • Solicitar Fator de Conversão para cada Produto – Também utilizado em agrupamento de produtos. Exemplo: 60 ovos são comprados e indica-se o fator de conversão 12, ou seja, aquelas 60 unidades irão se transformar em 5 dúzias de ovos.
  • Utilizar Fator de Conversão do Cadastro do Produto - Ao selecioná-la, o sistema irá pegar o valor de fator de conversão indicado do cadastro do produto. Neste caso não é necessário digitar o fator ao importar o XML.
  • Considerar a Data de Saída / Entrada do documento como atual - Ao selecionar essa opção e ao concluir a entrada da nota, o sistema irá considerar a data atual para a operação de entrada da nota.

Nunca se deve selecionar as duas opções "Solicitar Quantidade para Cada Produto" e "Solicitar Fator Conversão para Cada Produto" ao mesmo tempo.

  1. Informe o local onde arquivo XML está armazenado (clique sobre a lupa).
Localizando o XML
Localizando o XML
  1. Neste momento, o sistema pergunta se o usuário deseja visualizar o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal). Independentemente da escolha, o usuário deverá continuar seguindo os próximos passos, que serão representados em Abas.

Aba "Passo 1"

Confira os dados apresentados e, caso seja necessário, corrija o campo de operação de entrada e clique em Avançar.

Passo 1
Passo 1

Aba "Passo 2"

Na segunda aba são exibidos os dados do emitente. Clique em Avançar.

Passo 2
Passo 2

Aba "Passo 3"

Mostra os dados do destinatário. Clique em Avançar.

Passo 3
Passo 3

Aba "Passo 4"

Esta seção lista os produtos da nota. Aqui exige-se uma atenção maior, pois os produtos relacionados podem já estar cadastrados com códigos e nomes diferentes se comparado à relação do fornecedor.

Passo 4
Passo 4

Menu de Produtos

Esta seção conta com recursos do Menu para ajustes de vinculação de produtos.

Passo 4
Passo 4
  • Vincular Produtos F2 – Usado para acessar a tela de cadastro de produtos e vincular algum produto já existente, na base do sistema, com um determinado produto da nota.
  • Vincular Produtos por Referência F3 - Caso saiba a referência do produto, não há a necessidade de abrir a tela de cadastro de produtos para realizar o vínculo. Apenas digite a referência para que os produtos fiquem vinculados.
  • Desvincular Produtos F4 - Utilize essa função caso tenha ocorrido o vínculo incorreto do produto. Após este comando, o produto será desvinculado.
  • Cadastrar Produtos não Vinculados F5 - Cadastra automaticamente os produtos que ainda não estão na base de dados e que, consequentemente, não estejam vinculados. Ao realizar esse cadastro o produto fica com a descrição da nota do fornecedor.
  • Cadastrar Produtos manualmente F6 - Use essa função caso queira cadastrar os produtos com descrição diferente da nota do fornecedor. Através deste recurso, faz-se o cadastro manual e depois vincula-se o mesmo ao produto da nota.


Neste passo, o usuário deverá verificar quais produtos já estão cadastrados e se possuem a vinculação. Primeiramente, deve-se vincular os produtos já cadastrados na base do sistema:

  1. Clique 2 vezes sobre o produto ou selecione-o e acesse o botão Menu / Vincular Produtos F2.
Vinculação do Produto
Vinculação do Produto
  1. Selecionar o seu correspondente no cadastro de produtos.
Vinculação do Produto
Vinculação do Produto
  1. Neste ponto, é possível verificar o produto já vinculado e representado pela cor verde.
Produto Vinculado
Produto Vinculado

É importante frisar que não será mais necessário vincular esse mesmo produto para as próximas notas desse mesmo fornecedor.

Se o usuário vincular o produto incorretamente, basta selecionar o produto novamente e clicar em Menu / Desvincular Produto F4.


Para os produtos que continuam em vermelho e não estão cadastrados no sistema, faça o seguinte processo:

  1. Clique em Menu / Cadastrar Produtos não Vinculados F5.

    Cadastro de Produtos
    Cadastro de Produtos não Vinculados

  2. Confirme a mensagem exibida pelo sistema.

    Cadastro de Produtos
    Cadastro de Produtos não Vinculados

  3. Eles serão cadastrados com a mesma descrição informada pelo fornecedor.
    Cadastro de Produtos
    Cadastro de Produtos não Vinculados

Os produtos cadastrados automaticamente deverão ser analisados posteriormente pelo usuário. O mesmo deverá conferir e completar os dados, observando, principalmente, a unidade e os dados tributários.


Aba "Passo 5"

Aqui são exibidos os dados de Cobrança da nota detalhando as parcelas respectivas. Após a conferência, clique em avançar.

Dados de Cobrança
Dados de Cobrança


Aba "Passo 6"

Na última aba, são exibidos os totais da nota, incluindo os impostos, frete, desconto e o valor total dos produtos.

Totais da Nota
Totais da Nota

Para finalizar o processo clique em "Concluir". Neste momento, o usuário poderá importar outro arquivo xml apenas confirmando a mensagem exibida pelo sistema.

Importação finalizada
Importação finalizada

Se a resposta for negativa, será aberta uma nova caixa de diálogo dando a opção para a revisão de preços dos produtos da NFE importada.

Alteração de preços da NFE
Alteração de preços da NFE

Na tela de Alteração de Preços, serão exibidos os produtos, as margens de lucro e os preços de custo e de venda respectivos. Para realizar as atualizações, basta clicar sobre o campo correspondente e digitar o novo valor. Para o campo "Margem Lucro" informe o percentual de lucro; para "Preço de Venda", digite o valor em reais.

Alteração de Preços
Alteração de Preços
Campo Função
Código Sequência de identificação do produto na base de dados.
Produto Descrição do produto cadastrado.
Preço Custo Preço de compra do produto somado ao rateio de custos adicionais da nota fiscal como, por exemplo, o frete. É possível alterar este campo apenas clicando sobre ele e digitando o novo valor.
% Margem Lucro Percentual de lucro sobre o produto. Deve ser informado selecionando o campo e digitando a nova porcentagem. Se os outros campos forem alterados, a Margem de Lucro também será atualizada.
Preço Venda Valor final para venda. O valor poderá ser informado selecionando o campo e digitando o novo valor. Este campo também se atualiza caso os outros campos forem alterados.
Botão Marcar Utilizado para confirmar as alterações efetuadas, fazendo com que o cadastro de produtos seja atualizado.

A tela de alteração de Preços poderá ser acessada a qualquer momento através do menu principal Estoque / Entradas. Basta selecionar a Nota cadastrada e clicar sobre o botão Menu / Alteração de Preços.


Notas de Entrada - Manual

Para realizar o cadastro da Nota Fiscal de Entrada manualmente, acesse Estoque / Entradas ou pressione F11.

Clique em Novo e comece a preencher os campos correspondentes de acordo com o documento.

Tela de Entrada
Tela de Entrada

Guia Geral

Nota de Entrada - Dados gerais
Nota de Entrada - Dados gerais
Campo Função
Código Identificador gerado automaticamente durante o cadastro da nota fiscal.
Documento Fiscal Informar o número da NF-e, exibido na parte superior do DANFE.
Operação Está diretamente relacionado com o campo CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações). Clique sobre a lupa para escolher a operação adequada.
CFOP Em notas com mais de um CFOP, considerar o que aparece mais vezes na nota e informar no cadastro o código correspondente. Para Todo CFOP do Fornecedor, existe um outro relacionado para cadastro de entrada da nota. Observar a compatibilidade com a UF, ou seja, iniciado por 1 ou 5 nas operações internas, 2 ou 6 nas interestaduais e 3 ou 7 nas importações /exportações.
Fornecedor Escolher o fornecedor através da lupa. Se o mesmo não for encontrado, poderá ser cadastrado, acessando o botão Menu / Cadastrar Fornecedores.
Mod/Ser/Sub Modelo e Série da Nota. Preenchido automaticamente de acordo com a operação escolhida.
Data Emissão Dia de emissão da nota. O sistema preenche automaticamente, mas poderá ser alterado.
Hora Emissão Hora de emissão da nota. É preenchido automaticamente, mas também poderá ser atualizado.
Data Entrada Dia em que a nota é registrada no sistema. Preenchido automaticamente.
Hora Entrada Hora em que a nota é registrada no sistema. Preenchido automaticamente.

Aba Totais


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